ビジネス戦略

生産性を高めるためのタイムマネジメント

ふと、気が付くと当たり前の様に時間が過ぎている
なんの仕事をやったっけ?

しっかりと机に向かって “何か” をしていたけど
自分に問うてみてください。

『あなたは今日何をしましたか?』と

 

会社に属さず個人で事業をやっている場合
それは自由である反面、自分を正してくれる人がいない
という風にも考えられますね。

実は僕もあまり自制心がない方なのでなんとなく
時間が過ぎてしまっている事がたまにあるので
最近はその日にやる事を事前にタスク化して
作業時間のルーティンを決める事で
タイムマネジメントを意識する様にしました。

タイムマネジメントとは簡単に言ってしまえば、

時間辺りの生産性を高めるための時間管理

です。

やるべき作業を洗い出す

僕は元々トレロでやる事をタスク化していたので
それは今まで通りなのですが、

トレロについてはこちら

今、やるべき事をどんどん洗い出して書き出していきましょう。
どんな些細な事でも細かく書いていきます。

作業に優先順位をつける

やる事をタスク化した後は優先順位をつけます。
優先順位は

  1. 重要かつ緊急である
  2. 重要だがではない物
  3. 緊急だが重要ではない物
  4. 緊急でも重要でもないもの

という順番で優先順位をつけます。
『重要』かどうかはその作業によって
生産性が高まるかどうかで判断をします。

緊急なものは期限が間近に迫っているなど
デッドラインがあるものですね。

優先順位を決めるにあたって大切なことは
重要なもの>緊急なもの

ということです。
緊急性があるものはもちろん期限を厳守しなければ
なりませんが、期限を超えてしまわない範囲で
重要性が高い作業を優先することが必要になります。

作業を実行する

優先順位をつけた作業を予定通りに消化していきます。
普段は作業が終わる毎に次の作業を考えていた時もありましたが、
完全に時間のムダです。

予め計画を立てておく事で作業と作業の間に発生するインターバルの時間が
なくなりムダな時間を使わずに仕事を進める事ができます。

作業時間のルーティーンを決める

ここまではある程度ビジネスを勉強してきた方は
知っている方も多いのではないかと思います。

計画を立ててスムーズに仕事を進めていく事は
重要ですが、これはいかに効率よく仕事を
こなしていくかという話です。

それとは別に同じ時間でより集中して質の高い仕事が
出来るようにする事も重要です。

そのために僕が行っているのは
作業時間のルーティーンを決める事ですね。

仕事をする時間と休む時間を明確に分けて決めておく事です。

今僕が実践しているのはポモドーロテクニックというもの
短時間の集中作業を繰り返すことで高い生産性をキープしようというもので
ポモロードテクニックは
25分間の作業と5分間で1セットとなります。

25分間の作業の間は基本的に必ず集中しなければなりません。
どうしても他の作業が入ってしまう時はやむなしとしても
25分を待たずに休憩に入ってしまったりする事は絶対にNGです。

そしてこれを4セット行った時だけ休憩の時間を15分〜30分と少し長めにとります。

5セット目からはまた5分の休憩となりこれを繰り返す事で
高い集中と質のある仕事を目指します。

ちなみにこれはiphoneやMacでも専用のアプリがあります。
アンドロイドとかもあると思います。

僕が使っているのはこれ

タスク管理や時間管理は最初のうちはなかなか慣れないと思います。
ですが、習慣化すれば自然とできる様になるので
習慣化されるまで続ける事が大事ですね。

あと、今回のタイムマネジメントとかは他にも色々な方法があって
僕が話をしたのはほんの一部だと思います。

こういった方法が合うかどうかという話というのは
結局の所『その人次第』だと僕は思っていて
色々な物を試していく事が重要だと思っています。

だから僕が話した事は入り口として実践してもらって
色々応用したり、他の手法とミックスしたり
他の手法に変えてみたりとかしてみてください。

そして仕事の時間がどんどん減ると良いですね。

では

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